Synchronisierungsregeln

Automatisierung passend zu
deinem Verkaufsprozess

Das Regelwerk ermöglicht es dir abhängig von der Zahlungsmethode und dem Status einer Bestellung im Shop einzustellen, welche Daten mit Bexio synchronisiert werden sollen. Dadurch kann das Synchronisierungsverhalten von folgenden Bexio Komponenten individuell konfiguriert und an deinem Verkaufsprozess angepasst werden:

• Aufträge – hier wird die Shop-Bestellung abgebildet
• Lieferungen – dient dem Versandprozess und abbuchen des Lagerbestands
• Rechnungen – Rechnungsstellung bei für Vorauszahlung und korrekte Buchhaltung
• Zahlungen – Online-Bezahlungen welche via dem Shop getätigt werden

Stark vereinfacht, funktioniert die Synchronisierung wie folgt:

Jede Statusänderung einer Bestellung führt potenziell zu einer Synchronisierung. Ob eine Synchronisierung einer Bestellung stattfindet, wird anhand des Regelwerks bestimmt. Entscheidend sind folgende Kriterien zum Zeitpunkt nach der Statusänderung einer Bestellung.

• Zahlungsmethode der Bestellung
• Neuer Status der Bestellung
• Art der Produkte (physisch oder virtuell)

Auch welche Daten (Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung) synchronisiert werden dürfen, wird vor der Synchronisierung anhand der Konfiguration geprüft.

Diese Regelung der Synchronisierung ermöglicht eine Automatisierung, welche sich deinem Verkaufsprozess anpasst und dadurch manuelle Handarbeit reduziert.

Basis Einstellungen

Die Einstellungen zum Regelwerk kannst du auf der Konfigurationsseite vom WooCommerce Bexio Automator Plugin im Abschnitt Synchronisierungsregeln vornehmen:

1. Logge dich im Admin-Bereich der Webseite ein (Backend)
2. Gehe im Menü zu WooCommerce » Bexio Automator
3. Öffne den Abschnitt Synchronisierungsregeln

Nun solltest du eine tabellarische Ansicht von vielen Einstellungsmöglichkeiten sehen, dies in etwa wie folgt aussieht:

In der linken Spalte, sind alle Zahlungsmethoden aufgelistet, welche in deinem Online-Shop zu Verfügung stehen. Pro Zahlungsmethode können die Synchronisierungsregeln individuell eingestellt werden. Dies ist nützlich, da bei einigen Zahlungsmöglichkeiten die Zahlung bereits Online stattfindet (PayPal, Kreditkarten), bei anderen hingegen jedoch erst später (Vorauszahlung, Banküberweisung). Je nach Verkaufsprozess findet die Zahlung auch erst nach der Auslieferung der Ware statt (Rechnung).

In der rechten Spalte wird der WooCommerce Bestellstatus eingestellt.

WooCommerce Bestellstatus

Pro Bexio Komponente (Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung) kann der Bestellstatus eingestellt werden, ab wann die Synchronisierung stattfinden soll.  Hier ein kurzer Überblick der Standard WooCommerce Bestellstatus:

• Zahlung ausstehend — Eine Bestellung ist eingegangen, sie wurde jedoch noch nicht bezahlt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn WooCommerce auf die Bestätigung einer Bezahlschnittstelle wartet.
• In Wartestellung — Der Warenbestand wurde bereits reduziert, du musst jedoch noch den Eingang der Bezahlung bestätigen – indem du die Bestellung auf einen der beiden folgenden Status stellst. Unter anderem die Bezahlart „Banküberweisung“ nutzt diesen Status, in Abgrenzung zu „Zahlung ausstehend“.
• In Bearbeitung — Die Bezahlung ist eingegangen, der Warenbestand wurde gemäss den bestellten Produkten reduziert. Nun wartet die Bestellung auf die Abwicklung beziehungsweise den Versand. Ab diesem Status kann auch die Bezahlung der dazugehörigen Bexio-Rechnung erfolgen.
• Fertiggestellt — Der finale Status. Die Bestellung ist bezahlt und du hast sie vollständig ausgeliefert. In diesem Zusatnd wird auch die dazugehörige Beixio-Lieferung automatisch abgeschlossen.
• Storniert/Abgebrochen — Die Bestellung wurde durch dich oder durch den Kunden abgebrochen. Zweiteres kann der Fall sein, wenn der Bezahlvorgang bei einem Bezahldienstleister nicht komplett durchgeführt wird.
• Rückerstattet — Du hast die Bestellung sowie die zugehörige Bezahlung zurückerstattet, etwa bei falscher Lieferung oder im Rahmen einer Kundenreklamation. Dieser Status ist vor allem für interne Prozesse wie die buchhalterische Abrechnung wichtig.
• Fehlgeschlagen — Der Bezahlvorgang konnte nicht erfolgreich beendet werden, beispielsweise bei nicht vorhandenem Guthaben oder aufgrund von Fehlern in der Übermittlung. Unter anderem bei PayPal kann es manchmal dauern, bis dieser Status übermittelt wird, die Transaktion steht dann so lange auf „Zahlung ausstehend“.

Die Einstellungen gelten jeweils ab einem bestimmten Status, d.h. wenn eine Status übersprungen wird, werden die Regeln des vorgängigen Status trotzdem angewendet. Es gilt die Reihenfolge gemäss der Liste oben.

Virtuelle Bestellungen

Bestellungen die nur virtuelle Produkte beinhalten, gelten als virtuelle Bestellungen. Sobald mindestens ein Produkt einer Bestellung physisch ist, gilt die Bestellung nicht mehr als virtuell. Da bei virtuellen Bestellung in der Regel nichts ausgeliefert werden muss, können die Synchronisierungsregeln auch hierfür individuell eingestellt werden.

Es gelten folgende Grundsatzregeln:

• Die Einstellungen erfolgen wie bei einer Zahlungsmethode via dem Regelwerk (letzte Zeile)
• Ist eine Bestellung virtuell, werden die Regeln für virtuelle Bestellungen angewendet, die Regeln der Zahlungsmethode gelten in diesem Fall nicht
• Sofern kein Sonderverhalten für virtuelle Bestellungen gewünscht ist, können die Einstellungen auf dem Standardverhalten belassen werden, in diesem Fall gelten normal die Regeln der Zahlungsmethode

Kostenlose Bestellungen

Es kann vorkommen, das Bestellungen kostenlos sind. Zum Beispiel beim Verkauf von Gratisprodukten, durch Gutscheine, durch den Verkauf von Schnupper-Abonnementen, etc. In diesem Fall ist es meist nicht erwünscht, eine Rechnung oder ein Auftrag in Bexio anzulegen.

Aus diesem Grund gibt es weitere Synchronisierungsregeln, mit welchen eingestellt werden kann, welche Bexio Komponenten bei Gratis-Bestellungen synchronisiert werden sollen und welche nicht. Diese Einstellungen befinden sich unterhalb der Regelwerk-Tabelle. Wichtig: Es ist nicht möglich eine Lieferung oder Rechnung ohne Bexio Auftrag anzulegen.

Nur die ausgewählten Komponenten werden mit Bexio synchronisiert.

Automatische Ausstellung

Lieferungen und Rechnungen können nach der Erstellung automatisch ausgestellt werden. Dazu gibt es unterhalb der Regelwerk-Tabelle zwei zusätzliche Optionen:

Lieferung automatisch als erledigt markieren
Einstellung ob Bexio Lieferungen direkt nach der Erstellung als erledigt markiert werden sollen oder nicht. Wenn diese Option abgeschaltet ist, bleibt die Bexio Lieferung im Status Entwurf nach der Erstellung.

Rechnung sofort ausstellen
Bexio Rechnungen automatisch nach deren Erstellung ausstellen (als offen markieren). Dies macht Sinn, wenn die Kunden automatisiert eine Bestellbestätigung oder Rechnung erhalten, z.B. vom direkt vom Shop. Wenn diese Option ausgeschaltet ist, bleibt die Bexio Rechnung im Status Entwurf nach der Erstellung. Spätestens sobald eine Zahlung synchronisiert wird, wird Status der Bexio Rechnung jedoch angepasst.

Diese beiden Regeln gelten global, unabhängig von der Zahlungsmethode und werden sofort angewendet, sobald eine Lieferung oder Rechnung in Bexio angelegt wird.

Plugin Upgrade

Das Synchronsanierungs-Regelwerk existiert seit Version 1.8. Bei einem Upgrade des WooCommerce Bexio Automator Plugins von Version 1.7 auf Version 1.8 empfehlen wir Folgendes:

• Bei einem Upgrade des Plugins, werden die Regeln anhand der zuvor definierten Einstellungen geladen, somit sollte das Synchronisierungsverhalten identisch sein, wie vor dem Upgrade
• Grundsätzlich gilt für alle Zahlungsmethoden:
  • Auftrag erstellen — ab Status In Wartestellung
  • Lieferung erstellen — wenn die Option Lieferung sofort erstellen vorher eingeschaltet war, ab Status In Wartestellung, sonst ab Status In Bearbeitung
  • Rechnung erstellen — ab Status In Wartestellung
  • Zahlung erstellen — wenn die Option Rechnung sofort bezahlen vorher eingeschaltet war, ab Status In Wartestellung, sonst ab Status In Bearbeitung
• Es ist am besten das Synchronisierungsverhalten kurz zu prüfen, z.B. mittels der ersten Bestellung nach dem Upgrade, oder mittels einer dedizierten Test-Bestellung
• Das Regelwerk kann nach dem Upgrade individualisiert werden, die in Version 1.7 getätigten Einstellungen gehen dadurch verloren – dies ist jedoch unproblematisch