Bankkonto und Buchungskonto

Unterschiede zwischen Bank- oder Kassenkonto und Buchungskonto

In Bexio wird grundsätzlich zwischen zwei Arten von Konten unterschieden:

• Bankkonten oder Kassenkonto: werden in Bexio unter Banking erstellt und werden im Auftrag im Tab Einstellungen bei ‘Bankkonto’ hinterlegt. Ein Kassenkonto ist ein Konto ohne Bankanbindung.
• Buchungskonten: werden in Bexio unter Alle Einstellungen > Buchhaltung > Kontenplan Finanzbuchhaltung erstellt und können in Auftragspositionen zugewiesen werden.

Wie werden Online-Zahlungen und Transaktionskosten richtig verbucht?

Dafür empfehlen wir folgendes Vorgehen:

1. Erstelle pro Zahlungsanbieter ein Kassenkonto in Bexio (unter Banking)
2. Verknüpfe dann in den WooCommerce Bexio Automator Plugin Einstellungen (ganz unten) die Zahlungsmethoden mit den passenden Kassenkonten
3. Nun werden alle Zahlungen z.B. per PayPal auf das Kassenkonto PayPal gebucht
4. Sobald du eine Überweisung z.B. von PayPal auf dein Bankkonto tätigst, buche dies vom Kassenkonto PayPal zum Bankkonto
5. Die Transaktionskosten kannst du ebenfalls vom Kassenkonto abbuchen (z.B. jeden Monat), diese werden nicht automatisch berechnet

Hier noch ein kleines Rechnungsbeispiel mit PayPal
Hinweis: die PayPal Gebühren betragen: 3.4% + 0.55 CHF

• Du erhältst eine Bestellung von 100.- CHF via PayPal
• In Bexio wird ein Auftrag und eine Rechnung erstellt mit einer Zahlung von 100.- CHF, die 100.- CHF werden auf das PayPal Kassenkonto gebucht
• Auf deinem PayPal Konto werden 96.05 CHF gutgeschrieben
• Du transferierst die 96.05 CHF auf dein Bankkonto
• In Bexio buchest du die 96.05 CHF vom PayPal Kassenkonto auf das Bankkonto um
• Du tätigst eine zweite Buchung vom PayPal Kassenkonto auf ein passendes Aufwandskonto

Wo in Bexio wird das Bankkonto gesetzt?

Bankkonten werden in Bexio unter Banking erstellt. Die erstellten Bankkonten können in den allgemeinen Einstellungen eines Auftrages oder einer Rechnung hinterlegt werden. Unter Banking können die auf diesem Konto vorgenommenen Transaktionen eingesehen werden. Bei der Erstellung des Kontos kann gewählt werden, ob es ein Kassenkonto sein soll – in diesem Fall müssen keine Bankdaten angegeben werden.

Nachfolgende Bilder zeigen die Verwaltung von Bankkonten und die Verwendung im Auftrag:

Wofür werden die Buchungskonten verwendet?

Die Buchungskonten, welche in Bexio im Kontenplan verwaltet werden, werden beim Erstellen von Aufträgen und Rechnungen auf den Positionen zugewiesen. Gesetzt werden können diese jeweils auf Standardpositionen sowie auf Produktpositionen. Nachfolgendes Bild zeigt die Verwendung eines Buchungskontos auf einer Produktposition:

Wie wird dies im Bexio Automator angewendet?

Bankkonten wie auch Buchungskonten werden vom Bexio Automator grundsätzlich nur bei der Erstellung des Auftrages explizit gesetzt, nicht jedoch bei Rechnungen oder Lieferungen. Der Grund dafür ist, dass letztere jeweils durch die entsprechenden Bexio-Aktionen aus dem Auftrag generiert werden, wobei die Einstellungen im Auftrag dafür übernommen werden.

Buchungskonten

Im Bexio Automator werden die auf den Auftragspositionen zu verwendenden Buchungskonten im Abschnitt Bexio Konfiguration gesetzt. Zur Auswahl angezeigt werden alle aus Bexio ausgelesenen Buchungskonten, es muss jedoch darauf geachtet werden, dass nur Konten der Kontoart ‘Ertrag’ verwendet werden sollten (siehe auch FAQ). Bei Bedarf können auch produktspezifische Buchungskonten verwendet werden – wie dies geht, ist im FAQ beschrieben.

Nachfolgendes Bild zeigt den Abschnitt zur Konfiguration der Buchungskonten im Bexio Automator:

Bankkonten

Bankkonten können im Bexio Automator pro aktiver Zahlungsmethode festgelegt werden. D.h. wird mit der entsprechenden Zahlungsmethode im Shop bestellt, wird in Bexio das gewählte Bankkonto verwendet. Die Konfiguration hierfür erfolgt im Abschnitt Zahlungsmethoden im Feld ‘Ertragskonto’.

Nachfolgendes Bild zeigt den Abschnitt zur Konfiguration der Bankkonten:

Welche Buchungskonten du einsetzen kannst

Damit die Synchronisierung korrekt funktioniert, dürfen nur Ertragskonten konfiguriert werden. Dies sind alle Buchungskonten im Bereich zwischen 3000 und 3999. Die Buchungskonten werden unter WooCommerce > WooCommerce Bexio Automator mittels den Optionen “Buchungskonto für Produktpositionen” und “Buchungskonto für Versandkosten” konfiguriert.

Normalerweise werden folgende Konten eingestellt*:

• Buchungskonto für Produktpositionen:
  3201 – Bruttoerlöse Kreditverkäufe
• Buchungskonto für Versandkosten:
  3207 – Bruttoerlöse aus Nebenleistungen (Porto und Verpackung)

* Abhängig vom ausgewählten Kontenplan können die jeweiligen Konten leicht anders heissen.

Weitere Informationen finden sie auf folgender Seite: Der Kontenrahmen KMU nach Schweizer Vorbild

Separate Buchungskonten pro Produkt und Produktkategorie?

Der WooCommerce Bexio Automator bietet die Möglichkeit, in WooCommerce pro Produkt und Produktkategorie ein Ertragskonto zu definieren. Dies ist nützlich, wenn du für einzelne Produkte oder Kategorien separate Konten verwenden willst, die vom in “Buchungskonto für Produktpositionen” definierten Konto abweichen. Damit das Konto auf dem Produkt / der Kategorie gesetzt werden kann, muss das Modul “Produkt Ertragskonten” aktiviert werden (unter “Aktive Module” auf “Module verwaten” klicken).

• In der Bearbeitungsmaske von Produkten befindet sich dazu ein Feld unter “Generell”, welches mit dem entsprechenden Ertragskonto für dieses Produkt konfiguriert werden kann.
• In der Bearbeitungsmaske von Produktkategorien befindet sich ebenfalls ein Feld, welches mit dem entsprechenden Ertragskonto für alle Produkte der Kategorie konfiguriert werden kann.

Beschreibung des Verhaltens:

• Wenn kein Ertragskonto auf einem Produkt gesetzt ist, wird die Einstellung von der Produktkategorie übernommen.
• Wenn kein Ertragskonto auf der Produktkategorie gesetzt ist, wird die Einstellung von der übergeordneten Produktkategorie übernommen.
• Wenn kein Ertragskonto auf der übergeordneten Kategorie gesetzt ist, wird die globale Einstellung übernommen.